À l’heure actuelle, le lien social que nous entretenons avec nos proches ou nos collègues se fait par le biais du digital. C’est la seule solution en cette période difficile de confinement dûe au Covid-19. De nombreuses plateformes de visioconférence existent et l’utilisation de ces dernières a considérablement augmentée depuis le début du confinement. 

Mais les êtres humains ont besoin de contact et de lien social et cela à tout âge.  Tout le monde continue donc à garder ce lien malgré la distance. Mais cela ne peut pas remplacer les interactions naturelles et physiques. 

L’événementiel au sens large du terme répond à ce besoin. L’événementiel est nécessaire dans les interactions humaines, d’un point de vue économique oui, mais avant tout social. 

 

Mais à quoi ressemblera l’événementiel de demain avec toutes les mesures sanitaires et nécessaires à prendre en compte ? 

L’explosion des événements virtuels

L’être humain a besoin de contact et d’interactions sociales. À cause du confinement, l’une des possibilités pour répondre à ce besoin est de passer par les plateformes de visioconférence telles que Zoom, Skype ou encore FaceTime. Leur utilisation a explosé depuis le début du confinement. Zoom est passé de 10 millions d'utilisateurs à 300 millions quotidiennement. 

Aujourd’hui, si un événement veut être maintenu, il se doit d’être entièrement dématérialisé. Le salon Laval Virtual, qui est principalement axé sur la réalité virtuelle et augmenté, a organisé son édition de manière virtuelle grâce à une plateforme 3D, Virbela, permettant d'interagir avec les autres personnes sur place. D’autres événements vont certainement utiliser ces plateformes lorsque c’est réalisable. D’autres malheureusement, ont été obligé d’annuler leurs éditions. Si l’on reste dans cette thématique, nous pouvons citer la Paris Games Week qui devait avoir lieu en fin d’année. Les organisateurs ont annoncé ce jeudi qu’ils annulaient cette édition, faute de connaissances sur l’avenir. 

D’autres événements majeurs et connus de tous ont également été reporté. On pense aux Jeux Olympiques par exemple. La dernière fois qu’un report d’un tel événement remonte aux guerres mondiales… 

Bien que des solutions existent pour digitaliser un événement, de notre point de vue, cela ne remplacera jamais un événement tels que nous le connaissions avant cette crise. L’émerveillement que nous pouvons ressentir en entrant dans la salle décorée sur la thématique, le bruit occasionné par la joie des autres participants présents, la musique en fond sonore… Tout cela ne peut se ressentir lorsque l’on est chez soi, derrière son ordinateur, sur une plateforme 3D bien qu’elle puisse être réaliste et performante.

Vers un retour de l’événementiel

Aujourd’hui, nous ne savons pas exactement à quelle date les événements, quel que soit leur ampleur, pourront de nouveau avoir lieu. Bien que le déconfinement ait été confirmé, ce jeudi, pour le lundi 11 mai, le cas de l’événementiel reste flou. Des mesures restrictives et d’hygiène seront certainement mises en place par le gouvernement afin de protéger au mieux les participants et les organisateurs. Nous serons très certainement dans une situation où les événements seront de nouveaux possibles petit à petit. D’abord par des rassemblements de cinquante personnes puis cent jusqu’à un retour progressif aux événements de plus de mille personnes. Impossible par contre de savoir quand. Même si l’on espère rapidement. 

Ces nouveaux événements devront apporter de la nouveauté dans leur contenu ou dans leur organisation pour pallier à une certaine crainte des participants. Cette maladie étant au coeur des pensées de chacun, la réticence peut se faire sentir et en freiner certains. Des mesures devront être mises en place pour garantir la sécurité de tous.

La mise en place concrète de mesures pour nos événements

Tous les professionnels de l’événementiel auront l’obligation de mettre en place certaines mesures ou d’adapter certaines habitudes. 

Nous avons déjà réfléchi à ce que nous pourrions améliorer ou adapter au sein de nos événements. Il faudra certainement adapter la restauration. Lors des événements, elle se trouve généralement sous la forme de buffet où chaque participant va piocher dans des récipients ou plateaux communs. Cette forme de restauration n’est pas la plus propice pour limiter les contacts et garantir la distance physique recommandée. Il est possible de réfléchir avec le traiteur à d’autres formats comme des paniers repas individuels avec des verres réutilisables et nominatifs tout en maintenant une qualité et une convivialité satisfaisante. 

Le port du masque est fortement conseillé. Il serait impensable que les organisateurs, animateurs et prestataires n’en portent pas. Le fait de garantir des équipements de protection est important. Il en est de même pour les participants. 

Durant les événements, un temps est donné à l’animation pour divertir les participants notamment lorsque ce dernier est un rendez-vous de travail. Ces animations, outre le fait de divertir, sont importantes pour remercier ses collaborateurs, créer du lien social en partageant des souvenirs. Elles devront être adaptées dans les événements de demain afin de respecter toutes les mesures qui entreront en vigueur, que ce soit au niveau de l’hygiène des appareils utilisés, en maintenant la distanciation minimale ou en privilégiant les animations adéquates comme des quizz ou des grands jeux par équipe contenant des épreuves individuelles. 

Les événements de type Road Show existent depuis des années. Ce n’est pas une nouveauté dans le paysage de l’événementiel mais ces derniers seront peut-être les plus adéquates à mettre en place en cette période. Pour ceux qui ne sont pas familier avec ce terme, il s’agit d’une série d’événements identiques permettant de privilégier un petit nombre de participants sur plusieurs dates plutôt qu’un unique gros événements accueillant beaucoup de monde. Lorsque ce genre d’événements est envisageable et possible à mettre en place en fonction des différentes contraintes que cela entraîne, il serait préférable d’y recourir.  

Toutes ces mesures mises en place permettront de garantir la sécurité de tous mais en gardant en ligne de mire la convivialité, la création de lien social et de souvenirs partagés.

         Le virus est encore là et sera présent encore longtemps. Il faut apprendre à vivre avec en mettant en place certaines mesures afin de travailler et de se divertir avec sérénité. Il faut s’adapter et être inventif pour répondre à l’envie de chacun. 

Quoi qu’il en soit, l’événementiel de demain ne sera plus comme celui que nous avons connu auparavant. En tout cas pas dans un avenir proche. Il reste toutefois essentiel dans notre société car il est un des vecteurs majeurs de création de lien social. 

Alors profitons de cette période pour repenser ce secteur d’activité et l’améliorer plutôt que de l’abandonner et de le condamner. 

L’événementiel post Covid-19 devra être responsable, créatif et respectueux. Il permettra de retisser ce lien social essentiel qui nous a tant manqué ces dernières semaines. L’événementiel, comme toujours, retrouvera sa raison première, celle de lier les individus dans notre société aussi bien entre collègues que entre passionnés d’une même thématique.